الدوائر العامة بالهيئة
تختص إدارة البيانات بالآتي:
1- إعداد قاعدة بيانات آلية متكاملة عن القضاة، وتحديث بياناتها بصفة مستمرة.
2- رفع البيانات اللازمة إلى رئاسة الهيئة لاتخاذ القرارات.
3- موافاة دوائر الهيئة بما تحتاجه في عملها من البيانات بناءً على توجيه من رئيس الهيئة.
4- إعداد قوائم بأسماء من حل دورهم للترقية، أو من تقرر التفتيش عليهم، بناء على طلب الدوائر المختصة، وعرضها على رئيس الهيئة بصورة منتظمة وقبل وقت كاف، تمهيداً للتفتيش عليهم وتقييم كفاءاتهم.
تتكون إدارة تقنية المعلومات من قسمين هما: قسم المعلومات، وقسم الشبكات والصيانة، وتختص الإدارة بالآتي:
1- بناء وتصميم الأنظمة المعلوماتية الخاصة بالهيئة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
2- تطبيق النظم الخاصة بجمع المعلومات عبر مصادرها المختلفة، وتأمين تدفقها إلى الهيئة بانتظام.
3- القيام بالربط الشبكي للهيئة مع مختلف أجهزة السلطة القضائية.
4- إنشاء الموقع والبريد الإلكتروني للهيئة وغير ذلك من مواقع أو صفحات إلكترونية.
5- القيام بعمليات الفحص والصيانة الدورية للأجهزة والشبكات والبرمجيات وقواعد البيانات بالهيئة.
6- القيام بخدمات الدعم الفني للأنظمة المعلوماتية المتعلقة بعمل الهيئة، وتحديث برامج الحماية الأمنية الكفيلة بحفظ وتداول المعلومات.
تتكون إدارة التخطيط والإحصاء القضائي من قسمين هما: قسم التخطيط، وقسم الإحصاء القضائي، وتختص الإدارة بالآتي:
1- متابعة دوائر الهيئة لتقديم خططها، وإعداد مشروع الخطة العامة للهيئة وبرامجها التنفيذية، في ضوء الموجهات العامة الصادرة عن المجلس، مشتملةً على المؤشرات العامة لقياس الأداء والإنجاز، ورفعها إلى رئيس الهيئة، تمهيداً لعرضها على المجلس.
2- إبلاغ دوائر الهيئة بالخطط بعد اعتمادها من المجلس، ومتابعة تنفيذها وفقاً لبرنامجها الزمني.
3- متابعة دوائر الهيئة لتقديم تقارير أدائها عن مستوى تنفيذ الخطط العامة، وإعداد تقارير الأداء والإنجاز الفصلية والسنوية في ضوء مؤشرات القياس التي تضمنتها الخطط، والرفع إلى رئيس الهيئة تمهيداً للعرض على المجلس.
4- الرفع إلى رئيس الهيئة بالصعوبات والمعوقات التي تعترض سير عملية تنفيذ الخطط والبرامج التنفيذية للهيئة في ضوء تقارير الأداء، واقتراح الحلول المناسبة لمعالجتها؛ لتحسين الأداء ورفع مستوى الإنجاز.
5- تقديم الملاحظات أو مقترحات التعديلات على خطط وبرامج الهيئة في ضوء متطلبات الواقع العملي، وبما يساهم في نجاعة الخطط والبرامج وزيادة قدرات الهيئة على تنفيذها.
6- متابعة جميع المحاكم لتقديم إحصاءاتها _بالتنسيق مع إدارة العمليات بمكتب رئيس الهيئة_ وتصنيفها وتبويبها وإصدار الإحصائية القضائية.
7- إعداد ما يلزم من نماذج إحصائية وتطويرها وتحديثها بما يتناسب مع المتغيرات والواقع العملي.
8- موافاة دائرة الدراسات بجداول الإحصائيات القضائية ليتم دراستها وتحليلها واستخلاص أهم النتائج منها، ومن ثم الاستفادة منها في تقويم سير العمل في المحاكم والارتقاء بالأداء القضائي.
تتكون إدارة الأرشيف من ثلاثة أقسام هي: قسم الملفات الوظيفية، وقسم الأرشيف السري، وقسم الأرشيف الإلكتروني، وتختص الإدارة بالآتي:
أرشفة وحفظ الملفات الوظيفية للقضاة.
أرشفة وحفظ الملفات السرية للقضاة.
أرشفة نسخ من كل ما يصدر من القرارات المتعلقة بشئون القضاة وحفظ وثائقها ومرجعياتها.
إيداع أصول تقارير الكفاءة بعد الانتهاء من فحصها في الملفات السرية، وكذا إيداع قرارات المجلس بشأن التظلمات من تلك التقارير.
إيداع التنبيهات والقرارات الصادرة بشأن الدعاوى التأديبية في الملفات السرية مع ما يفيد إعلام صاحب الشأن بها.
الأرشفة الإلكترونية لما يلزم من أعمال الهيئة من تقارير ودراسات وإحصائيات.
استخراج نسخ من الوثائق والبيانات بحسب توجيهات رئيس الهيئة أو رئيس الدائرة.
دائرة الدراسات
- تختص إدارة دراسة التقارير بالآتي:
- دراسة تقارير الكفاءة بعد فصل المجلس في تظلمات القضاة بشأنها.
- دراسة التقارير العامة التي تعدها لجان التفتيش الدوري والمفاجئ الخاصة بالقضاة، بما فيها تقارير التفتيش على القضاة المتدربين.
- دراسة التقارير العامة النهائية الصادرة بشأن الشكاوى المرفوعة ضد القضاة.
- دراسة محتوى جداول الإحصاءات القضائية الصادرة من المحاكم وتحليلها واستنباط الملاحظات والجوانب الإيجابية والسلبية في أداء المحاكم.
- دراسة ما يرد إلى الهيئة من المحكمة العليا من ملاحظات حول أداء أي من القضاة.
- دراسة التقارير والمقترحات والطلبات التي ترد إلى الهيئة من أجهزة السلطة القضائية وغيرها من الجهات الإدارية عبر رئيس الهيئة.
- دراسة ما يحال إليها من أحكام لتقييم مستوى الأداء.
- دراسة الإشكاليات العملية والتشريعية مشفوعة بمقترحات معالجتها.
- اقتراح برامج التدريب والتأهيل للقضاة في الداخل والخارج.
- إعداد التقارير المستخلصة من كل ما سلف، وإيجاز الجوانب الإيجابية والسلبية، واستقراء أسباب قصور الأداء القضائي واقتراح سبل تلافيها، ورفعها إلى رئيس الهيئة
- المتابعة لتنفيذ مخرجات الدراسات والتقارير وما خلصت إليه بعد إقرار نتائجها من رئيس الهيئة، وذلك بالتنسيق مع إدارة المتابعة بمكتب رئيس الهيئة.
- تختص إدارة التطوير والبحوث بالآتي:
- اقتراح إنشاء أو دمج أو إلغاء محاكم ابتدائية أو شُعب استئنافية _بالتنسيق مع إدارة شئون القضاة_ تمهيداً للعرض على المجلس.
- دراسة نظام المرتبات والحوافز المالية للقضاة بصفة دورية وتقديم المقترحات بشأن تحسينها.
- إعداد مشروعات ما يلزم للهيئة وللمحاكم من سجلات ودفاتر وأوراق قضائية.
- إعداد ما يلزم من البحوث الهادفة إلى الارتقاء بالأداء القضائي، وكذا تحسين المستوى المعيشي للقضاة.
- إعداد قوائم بموضوعات بحوث للدارسين في المعهد العالي للقضاء، وموضوعات رسائل الدكتوراه في مجال القانون والقضاء.
- إعداد التقارير المستخلصة من كل ما سلف، وإيجاز الجوانب الإيجابية والسلبية، واستقراء أسباب قصور الأداء في الهيئة والمحاكم واقتراح سبل تلافيها، ورفعها إلى رئيس الهيئة.
- المتابعة لتنفيذ مخرجات الدراسات والبحوث وما خلصت إليه بعد إقرار نتائجها من رئيس الهيئة، وذلك بالتنسيق مع إدارة المتابعة بمكتب رئيس الهيئة.
- تختص إدارة الشئون الفنية بالآتي:
- إعداد مشروعات القوانين واللوائح ذات الصلة بالسلطة القضائية أو العمل القضائي، والمشاركة في لجان دراستها.
- إعداد وصياغة مشروعات قرارات رئيس الهيئة، وترقيمها بعد إصدارها، وحفظ أصولها، وتوزيع صورها على المعنيين.
- إعداد مشروعات التعاميم والمنشورات القضائية، الهادفة إلى الارتقاء بالأداء القضائي وتيسير ممارسة إجراءات التقاضي وضمان سلامة تطبيق القوانين واللوائح النافذة.
- إعداد الدراسات القانونية النوعية لما يحال إليها من رئيس الهيئة من قضايا وأحكام وغيرها.
- صياغة العروض والمذكرات والمخاطبات _ذات الأهمية_ المحالة إليها من رئيس الهيئة.
- العمل على توفير القوانين واللوائح والقرارات والأنظمة النافذة المتعلقة بنشاط الهيئة والسلطة القضائية عموماً.
دائرة التحقيق والدعاوى التأديبية
- تختص إدارة التحقيق بالآتي:
- تلقي وقيد المراسلات الواردة التي تتضمن توجيهات من رئيس الهيئة بإجراء التحقيق الأولي مع القضاة الذين تقرر إحالتهم للتحقيق.
- تحرير الاستدعاءات للقضاة الذين تقرر استدعاءهم بناءً على توجيهات رئيس الهيئة، وإرسال الاستدعاءات والتأكد من وصولها إلى من أرسلت إليهم، والرفع إلى رئيس الهيئة بمن تعذر إبلاغه بها، أو من امتنع عن الحضور بعد إبلاغه مشفوعة بالرأي.
- مساعدة رئيس الدائرة وأعضائها في إجراء التحقيق الأولى مع القضاة الذين تقرر إحالتهم للتحقيق.
- تنظيم وترتيب وأرشفة ملفات التحقيق وفهرسة ما تحتويه من وثائق ومحاضر وغيرها وحفظها في أماكن آمنة.
- تختص إدارة الدعاوى التأديبية بالآتي:
- تلقي وقيد المراسلات الواردة التي تتضمن توجيهات من رئيس الهيئة بالسير في إجراءات رفع الدعاوى التأديبية في مواجهة القضاة الذين تقرر رفعها في مواجهتهم.
- تحرير الاستدعاءات للقضاة الذين تقرر استدعاؤهم للحضور أمام مجلس القضاء أو مجلس المحاسبة، وإرسال الاستدعاءات والتأكد من وصولها إلى من أرسلت إليهم، والرفع إلى رئيس الهيئة بمن تعذر إبلاغه بها، أو من امتنع عن الحضور بعد إبلاغه، مشفوعة بالرأي.
- مساعدة رئيس الدائرة وأعضائها في إعداد مشروعات الدعاوى التأديبية المقرر إقامتها، وعرضها على رئيس الهيئة تمهيداً لرفعها إلى المجلس.
- تلقي وقيد نسخ من قرارات المجلس الصادرة في الدعاوى التأديبية، وأرشفتها وحفظها مع أولياتها.
- إبلاغ الدوائر المختصة بالهيئة بقرارات المجلس الصادرة في الدعاوى التأديبية.
دائرة الشئون المالية والادارية
تتكون إدارة الحسابات من ثلاثة أقسام هي: قسم المراجعة، وقسم القيد والصرف، وقسم الخزينة، وتختص الإدارة بالآتي:إعداد مشروع الموازنة السنوية والحساب الختامي للهيئة وفقاً للأنظمة المالية النافذة وما يصدر عن المجلس بهذا الشأن.
إدارة وتصريف الأنشطة المالية اليومية للهيئة، ومراجعة كافة الاستحقاقات للعاملين في الهيئة، واستيفاء الأوليات المؤيدة للصرف واستكمال الإجراءات القانونية.
تنظيم وضبط الحسابات وفقاً للدليل الحسابي المعتمد، وإجراء القيود المحاسبية، وقيدها في الدفاتر والسجلات المحاسبية.
مراجعة المصروفات والتحقق من استيفاء كافة المستندات المؤيدة للصرف.
صرف المستحقات المالية لقضاة وموظفي الهيئة حسب المستندات المؤيدة للصرف.
أرشفة وحفظ وثائق الصرف وإشعارات البنك بعد استكمال إجراءات القيد والصرف.
متابعة المستحقات المالية للهيئة لدى الجهات المعنية.
الإشراف على الخزينة وجرد محتوياتها دورياً وسنوياً.
إعداد التقارير المالية الدورية والسنوية وإبداء الرأي والملاحظات بشأنها ورفعها إلى رئيس الهيئة.
- تختص إدارة الموارد البشرية بالآتي:
- معالجة المسائل الإدارية المتعلقة بموظفي الهيئة من تعيين وندب ونقل واستقالة وترقية وترفيع وتقاعد ونحو ذلك.
- تصريف الشئون الإدارية المتعلقة بالنشاط اليومي للهيئة.
- إعداد قاعدة بيانات لموظفي الهيئة، وتحديثها أولاً بأول بحسب التغييرات القانونية والوظيفية التي تطرأ على الموظفين.
- مراقبة الانضباط الوظيفي، وتطبيق النظم الخاصة بالضبط الإداري وحالات الإجازات.
- حفظ وأرشفة الملفات الخاصة بموظفي الهيئة، واستيفاء الوثائق الخاصة بهم، وتنظيم البيانات والمعلومات المتعلقة بهم.
- إعداد الأوامر الإدارية، وقيدها بعد صدورها في سجل خاص بها، وإبلاغ المعنيين بنسخ منها.
- تطبيق نظام تقييم كفاءة الأداء السنوي لموظفي الهيئة، واقتراح برامج تدريبهم وتأهيلهم.
- إعداد وتحديث البطائق الوظيفية للموظفين.
- وضع نظام لتوصيف وظائف العاملين بالهيئة، والعمل على مراجعة النظام بصورة دورية لتحديثه وتطويره، واقتراح خطة التوظيف وفقاً لاحتياجات الهيئة.
- إعداد التقارير الإدارية الدورية والسنوية، وإبداء الرأي والملاحظات بشأنها، ورفعها إلى رئيس الهيئة.
- تختص إدارة الاستحقاقات بالآتي:
- معالجة مسائل المرتبات والبدلات والعلاوات والحوافز وغيرها لقضاة وموظفي الهيئة.
- معالجة المسائل المالية المتعلقة بموظفي الهيئة المرتبطة بحالات التعيين والندب والنقل والاستقالة والترقية والترفيع والتقاعد ونحو ذلك.
- إعداد كشوفات المرتبات والأجور الإضافية وأي مستحقات أخرى لقضاة وموظفي الهيئة.
- إعداد العروض بالمستحقات القانونية لقضاة الهيئة وموظفيها، وما قد يتعلق بها من زيادة أو خصم أو تنزيل، والرفع إلى رئيس الهيئة.
- المشاركة في إعداد مشروع الموازنة السنوية والحساب الختامي للهيئة، وموافاة إدارة الحسابات بالزيادات السنوية المتوقعة في المستحقات القانونية لقضاة وموظفي الهيئة.
- إعداد التقارير الدورية بالمستحقات التي تم صرفها أو التي تأخر أو تعذر صرفها، وإبداء الرأي والملاحظات بشأنها، ورفعها إلى رئيس الهيئة.
تتكون إدارة المشتريات والمخازن والخدمات من أربعة أقسام هي: قسم المشتريات، وقسم المخازن، وقسم الصرف والعُهد، وقسم الخدمات والصيانة، وتختص الإدارة بالآتي:تقدير احتياجات الهيئة من الأثاث والأجهزة والأدوات والمطبوعات وغيرها، واتخاذ الإجراءات اللازمة لشرائها وتخزينها وصرفها وفقاً للقوانين والنظم النافذة.
المشاركة في لجان المناقصات وتحليل العطاءات، وإعداد مشروعات عقود المقاولة والتوريد.
المشاركة في إعداد مشروع الموازنة السنوية والحساب الختامي للهيئة.
تنظيم المخازن وإدارتها وفقاً للقوانين والنظم النافذة.
المشاركة في الجرد الدوري والسنوي وإعداد الكشوفات والتقارير المتعلقة بذلك.
الإشراف على إجراء عمليات التسليم والاستلام بين العاملين في الهيئة.
القيام بالخدمات الداخلية للهيئة، واتخاذ الإجراءات الكفيلة بصيانة مقر الهيئة ونظافته، وعمل الترميمات الضرورية، والمحافظة على أثاث الهيئة وأجهزتها وأدواتها، وصيانتها.